Bedrijven staan klaar om hun 1,5-meter-kantoor te openen

Het kantoor gaat naar een blijvend lagere bezetting, verwachten kantoorinrichters. Nederlandse ondernemers zoeken ondertussen massaal naar wegen om hun kantoor weer snel in bedrijf te krijgen. ‘Typisch Nederlands, hup, weer aan de slag.’

In het kort

• Kantoorinrichters zien een toenemende vraag naar kuchschermen, stoplichten en bewegwijzering.

• Ondernemers in Nederland staan klaar om hun kantoren voorzichtig weer te gaan openen.

• Daarmee loopt Nederland duidelijk voor op omliggende landen als België, Frankrijk en Duitsland.

Brandt op het bureau een rood ledlampje dan mag je daar niet zitten. Is-ie groen én heb je een digitale reservering dan is het jouw werkplek, legt Gertjan de Kam van kantoormeubelbedrijf Vepa uit. De Drentse fabrikant maakte op de eigen bedrijfsvloer een verkeersplan voor klanten die hun kantoren zoetjesaan weer willen openen. De looprichting staat aangegeven, in smalle gangen is het eenrichtingsverkeer, met af en toe een passeerhaven.

Door de ‘intelligente lockdown’ zijn, in een poging om besmettingen met het coronavirus tegen te gaan, honderdduizenden kantoorruimten in Nederland al wekenlang grotendeels verlaten. De bureaus zijn leeg, de gangen donker en de koffieapparaten en kopieermachines staan er werkloos bij. ‘Sinds enkele dagen signaleren bedrijven dat we weer op de goede weg zijn’, merkt De Kam. ‘Iedereen staat klaar om weer van start te gaan.’
Klaar om weer van start te gaan

En al die bedrijven willen weten welke aanpassingen nodig zijn om op veilige afstand van anderen op kantoor te kunnen werken. ‘Ga de werkvloer op’, adviseert De Kam. ‘Staan in de vergaderruimte twaalf stoelen op negentig centimeter afstand, haal er dan vier weg. Plak stickers op de vergadertafel met: “Dit is een zitplek”.’ Hij raadt bedrijven ook aan om de airconditioning een graadje lager te zetten. ‘Bij droge en niet al te warme lucht verspreidt het virus zich minder snel. Informeer mensen daarover.’ Met een extra trui naar het anderhalvemeterkantoor.

‘We raden aan de airco een graadje lager te zetten. Bij droge en niet al te warme lucht verspreidt het virus zich minder snel’ Gertjan de Kam van kantoormeubelfabrikant Vepa.

Sinds de lockdown verandert bij Office Centre, dat vanuit 39 winkels en online alles voor kantoor levert, zo’n beetje per dag welke producten veel besteld worden. ‘Het begon met heel veel laptops en webcams. De run op wc-papier hebben wij ook meegemaakt, maar die is wel voorbij’, vertelt directeur Richard Houppermans. ‘Het volgende waren bureaustoelen. En hygiëneproducten lopen nog steeds hard. Handgels. Maar we hebben ook de eerste huis-tuin-en-keukenmondkapjes besteld. Traditionele kantoorartikelen, zoals ordners, blijven nu even liggen.’

Bedrijven zijn echt aan het zoeken, zegt Houppermans. ‘Hoe moet dat als we weer opengaan? Eerder maakten we veel stickers en banners voor bewegwijzering in winkels, maar dat verschuift nu naar kantoren. Die kunnen zo aangeven: dit is het trappenhuis omhoog en dit is om naar beneden te gaan. We zijn nu ook spatschermen aan het bestellen, of kuchschermen. We verwachten ook dat er meer vraag komt naar vloermatten in cirkels om een werkplek heen, zodat niet ineens je collega naast je staat.’

Six Feet Office

Die cirkels rond bureaus hebben ze al in de vloerbedekking bij vastgoedadviseur Cushman & Wakefield aan de Amsterdamse Zuidas. ‘Verbazingwekkend hoe het in een paar dagen al een automatisme wordt dat je daar niet in stapt’, zegt managing partner Jeroen Lokerse. In de nieuwe kantooropzet zijn er minder werkplekken. ‘Hier waren er 28′, zo wijst Lokerse op een deel van het kantoor dat al verbouwd is: ‘Het zijn er nu 16. Ik schat dat er plaats is voor 30% minder werkplekken, maar het is zo veel prettiger werken.’

De nieuwe indeling maakt deel uit van een concept dat van kantoren weer een veilige werkomgeving moet maken. Het ‘Six Feet Office’ is door Lokerse bedacht, in Nederland, maar werd breaking news bij de Amerikaanse zender CNBC en ging de wereld over. Er is volgens de baas van de Nederlandse tak van het vastgoedbedrijf veel internationale belangstelling voor. Honderden bedrijven hebben aangeklopt voor advies of komen een kijkje nemen.

Het idee borrelde op na een overleg waarin minister Wiebes de term 1,5-meter-economie introduceerde. Lokerse reed niet naar huis maar naar kantoor. ‘Ik wilde weten: kunnen we het voor elkaar krijgen om veilig weer snel aan het werk te kunnen, zonder dat het veel geld kost?’ Een kleine twee weken geleden was een eerste concept klaar. Met pijlen zijn looproutes – met de klok mee – aangegeven, bureaus uit elkaar geschoven en doorzichtige spatschermen aangebracht. Bij binnenkomst pakken werknemers een papieren bureaulegger, die aan het eind van de dag de prullenbak ingaat.

Het kan, en het kan binnen 24 uur, zegt Lokerse. Er zijn nog knelpunten, zoals de liften of toiletten, waar nog slimmere oplossingen bedacht kunnen worden. Het zesvoetskantoor is volgens hem een levend laboratorium. In het plafond worden nu sensoren gemonteerd: kleine apparaatjes waarmee je door gegevens anoniem te registreren bewegingen volgt en analyseert of mensen afstand genoeg houden. ‘Wij maken alles openbaar. We willen de economie zo snel mogelijk weer opstarten, terwijl het personeel zich veilig voelt. Het zou hartstikke zonde zijn als bedrijven een paar weken langer wachten, omdat ze niet weten wat ze moeten doen.’

Duizend stoelen per week

De meeste kantoren kiezen vooralsnog voor tijdelijke oplossingen, zoals het plaatsen van plexiglas schotten op werkplekken of het verplaatsen van werkplekken, merken ze bij Koninklijke Ahrend. Er is vooral veel vraag naar bureaustoelen voor thuis, die voldoen aan Arbo-richtlijnen, ziet ceo Eugène Sterken. ‘Dat ligt nu al op zo’n duizend stoelen per week en wij verwachten op basis van de aanvragen die momenteel binnenkomen dat dit aantal nog fors zal toenemen. We hebben extra voorraden aangelegd. Verder zien we in rap tempo de vraag toenemen naar plexiglas schermen.’

Veel klanten realiseren zich volgens Sterken dat de kantoorbezetting nog best lang, in ieder geval tot een werkend vaccin is gevonden, drastisch zal afnemen. ‘Wij schatten dit in op zo’n 50%, afhankelijk van de sector.’ Werkgevers zorgen volgens hem daarom liever zelf voor een goede bureaustoel voor de thuiswerkplek dan dat werknemers er zelf ergens één gaan kopen. Bij andere bedrijven krijgen werknemers een budget om de werkplek thuis te verbeteren.

En ook na de lockdown zullen werkvloeren waarschijnlijk niet meer vollopen zoals voorheen. ‘Een internationale denktank binnen ons bedrijf is al ruim acht weken bezig om de nieuwe kantoorrealiteit in kaart te brengen en oplossingen te ontwikkelen’, zegt Sterken. ‘Dat gaat verder dan de 1,5-meter-werkplek. Het draait niet om afstand, maar om hygiëne en veiligheid. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de hygiëne op en rond flexwerkplekken, hoe onderhoud je die, wat zijn de protocollen en hulpmiddelen?’

De Ahrend-directeur houdt er rekening mee dat de capaciteit van kantoren blijvend minder wordt, omdat we meer thuis blijven werken. ‘De vraag is dan bijvoorbeeld wie, op welk moment op kantoor mag zijn. Een slim rooster of apps kunnen daarbij helpen. Bedrijven zullen eerst moeten bedenken wat écht belangrijk is. Is het vooral de behoefte aan ontmoeten, samenwerken, vergaderen of toch geconcentreerd werken? Door bijvoorbeeld het geconcentreerd werken te verleggen naar thuis, blijft er meer capaciteit over op kantoor.’

Nederland loopt voorop

Daarmee wordt de trend doorbroken om zoveel mogelijk uit het kantoorvolume te halen. ‘De kantoorruimte was toch een beetje een legbatterij’, zegt De Kam van meubelfabrikant Vepa. ‘Het ging om het creëren van de optimale bezetting en dat gaat nu tegen ons werken.’ Met de enorme vraag naar oplossingen om op veilige afstand op kantoor te werken, loopt Nederland voorop, merkt hij. ‘In België, Frankrijk, Engeland en Duitsland zit alles nog potdicht en in Duitsland zijn ze er nog helemaal niet aan toe om weer open te gaan. Dat is wel iets Nederlands, denk ik. Hup, weer aan de slag.’

Bron: FD

COVID-19 op de werkvloer bedwingen? Prequest heeft de belangrijkste tips & tricks om corona op de werkvloer te bedwingen samengevat in een handige infographic.