Het beste FMIS systeem is er één die aansluit bij jouw bedrijfsvoering
Wat is een FMIS Systeem?
Een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) is een software systeem dat je ondersteunt in het managen van alle facilitaire informatie en processen. Helder. Of toch niet helemaal? Het facilitaire werkveld is breed en niet altijd even scherp afgekaderd. Welke facilitaire processen worden gemanaged? En wat kan een FMIS systeem voor jou betekenen? Iedere organisatie heeft andere wensen, regels, processen en ambities.
“Een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) is een geïntegreerd mens-machinesysteem waarmee informatie wordt verschaft over de geboden en beschikbare faciliteiten die ter ondersteuning dienen van de operationele activiteiten, de bedrijfsleiding, de analyse en de besluitvormingsfuncties binnen een facilitaire organisatie.”
Bron: Strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie.
Auteurs: G.W.A. Maas, J.W. PLeunis
Interesse in je facilitaire organisatie verbeteren met de inzet van een FMIS? Besteed dan goed aandacht aan het bepalen van de eisen, wensen en doelstellingen. Uiteraard staan er professionals voor je klaar die je daarbij kunnen helpen.
Het selecteren van een geschikte FMIS leverancier is erg belangrijk. Je gaat namelijk een langdurige samenwerking aan met deze partner en dit bepaalt grotendeels ook het succes van uw FMIS. Iedere organisatie heeft unieke wensen, regels, processen, ambities en andere integratie vraagstukken. Het is daarom zeer belangrijk om een flexibel FMIS systeem te kiezen dat aansluit bij jouw bedrijfsvoering.
Op onze website lees je meer over diverse aspecten en invalshoeken van een Facility Management Informatie Systeem.
Voordelen FMIS:
Een FMIS is flexibel opgebouwd. Hierdoor kan de oplossing meegroeien met de organisatie, het ambitie niveau en de ontwikkelingen in de markt. Door inzet van een FMIS kunnen veranderingen, bijvoorbeeld verhuizingen, fusies, centralisatie van dienstverlening (shared service center), invoeren van Het Nieuwe Werken en een regieorganisatie, optimaal worden geregisseerd.
- Schaalvoordeel door invoering van één pakket voor alle dienstverlening èn huisvestingsprocessen
- Substantiële besparingen door efficiëntere processen
- Uniforme communicatie met de klant
- Structurele aansturing van uitvoerende afdelingen
- Optimale bewaking van facilitaire processen
- Producten, diensten en informatie 24/7 toegankelijk
- Uitgebreide rapportagemogelijkheden bieden helder inzicht in SLA’s, prestaties leveranciers, bezetting, werkvoorraden en kostendoorbelasting
Meer informatie over de voordelen van onze cloud hosted FMIS, myPrequest, kun je terug vinden op de myPrequest FMIS pagina.
Voor wie is een FMIS?
Niet alleen voor grote bedrijven als multinationals, ook voor het MKB kan een FMIS meerwaarde bieden. Maak een business case om te bepalen of een FMIS voor jou rendabel is, en bepaal wat de toegevoegde waarde is voor jouw organisatie. We noemen een paar zaken die je hierbij kunnen helpen.
Kijk niet alleen naar de ambities van de facilitaire organisatie maar kijk ook breder naar gehele organisatie. Toekomstplannen kunnen aanleiding zijn om te kiezen voor een FMIS.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Verhuizingen of nieuwbouw
- Outsourcing
- Shared Service Centre
- Regieorganisatie
- Het Nieuwe Werken
Bepaal de fase van uw facilitaire organisatie
We kennen verschillende fasen waarin een facilitaire organisatie zich kan bevinden. Uw behoefte (aan automatisering, FMIS, gestructureerde processen) wordt mede bepaald door de fase waarin uw facilitaire organisatie zich bevindt.
Een korte weergave van deze fasen, incl. kenmerken en de toegevoegde waarde van een FMIS:
Productfase
Procesfase
Klantfase
Ketenfase
Een FMIS is doorgaans een modulair systeem. Voer niet alle functionaliteiten in één keer in. Dat leidt dikwijls tot stagnatie en frustratie. Begin waar de behoefte het grootst is. Vaak zijn dit processen rondom reserveringen, meldingen en werkorders.
Wil je toe naar een integraal systeem voor gebouwgerelateerde processen en facilitaire services? Dan heb je er profijt van om te beginnen met het op orde brengen van de tekeningen en ruimtebeheer. De informatie uit de module Ruimtebeheer vormt een solide basis en is zeer praktisch bruikbaar bij het inrichtingen van andere functionaliteiten.
1. Productfase
- Inrichten front-office/service desk
- Centraliseren facilitaire dienstverlening
- Invoeren NEN 15221
- Reductie aantal applicaties
- Facilitaire producten en diensten zijn nog niet (volledig) opgenomen in een overzicht
FMIS
- Doorgaans lage mate van geautomatiseerde processen.
- Geen of beperkte FMIS functionaliteit. Focus op serviceaspecten.
2. Procesfase
- Integratie service- en huisvestingsprocessen
- Benchmark en rapportages worden relevant
- Performance Management gaat een rol spelen
FMIS
- Toenemende behoefte aan integrale automatisering.
- FMIS voor service- en huisvestingsprocessen.
- Facilitaire producten en diensten worden in kaart gebracht; er wordt een start gemaakt met een Producten en Diensten Catalogus(PDC).
3. Klantfase
- Klantbehoefte staat centraal
- Kwaliteitsbewaking wordt relevant
- Productdifferentiatie
- Interne marketing wordt belangrijk
- Vraag naar flexibiliteit en mobiliteit:
- Er ontstaat behoefte aan Self Service en Het Nieuwe Werken
FMIS
- Beter inspelen op de klantvraag wordt gerealiseerd door integratie van FMIS met een PDC.
- Efficiënte communicatie met de klant is belangrijk, behoefte aan rapportages en management informatie neemt toe.
- Behoefte aan tijd- en plaatsonafhankelijke dienstverlening.
4. Ketenfase
- Invoeren integrale processen van diverse ondersteunende afdelingen (behalve FM ook HR, ICT, Inkoop en Vastgoedbeheer)
- Outsourcing kan een rol gaan spelen
- Ontstaan van Shared Service Centre
- Regieorganisatie
FMIS
- Behoefte aan integraal aanbod van producten en diensten vanuit diverse afdelingen: o.a. een geavanceerde PDC.
Wat kost een FMIS systeem?
Jij kiest zelf de gewenste oplossingen. De benodigde investering hangt samen met de modules die je kiest èn afhankelijk van het prijsmodel het aantal gebruikers.
Bij het kiezen en invoeren van een FMIS dien je rekening te houden met kosten voor:
- Gebruiksrecht van het FMIS (licenties)
- Implementatiekosten
- Kosten voor onderhoud en support
Eventueel aangevuld met kosten van een externe deskundige die jou helpen bij de keuze of implementatie van uw FMIS.
Bij afname op basis van SaaS zijn meerdere posten binnen het maandbedrag inbegrepen.
Wat is de ROI van een FMIS systeem?
Verantwoorden van de investering binnen uw organisatie is doorgaans een belangrijke stap. Om de terugverdientijd voor aanschaf of uitbreiding van een FMIS zichtbaar te maken, is inzicht in de opbrengst voor de organisatie essentieel.
Een paar tips:
- Begin met een nulmeting
- Stel uw doelen vast
- Onderbouw uw verhaal met cijfers
- Maak gebruik van beschikbare benchmarkgegevens
- Bekijk of een externe deskundige jou meerwaarde kan leveren in dit proces
Door het beter plannen van werkzaamheden kunnen onnodige uitgaven worden vermeden. Bijvoorbeeld door correctief en preventief onderhoud te koppelen. De exacte ROI is vooraf lastig vast te stellen. Maar voor veel bedrijven kan effectief gebouwbeheer, ruimtebeheer en het automatiseren en optimaliseren van de facilitaire processen één van de grootste kostenbesparingen zijn om te realiseren.
FMIS SaaS of FMIS licentie?
Met een Software-as-a-Service (SaaS) oplossing kun je direct gebruik maken van FMIS-functionaliteiten. Je betaalt maandelijks op basis van gebruik en hebt niet te maken met kosten voor aanschaf van FMIS licenties. Bovendien wordt de afhankelijkheid en impact op de ICT-organisatie als je kiest voor SaaS geminimaliseerd. Wij zorgen ervoor dat je FMIS systeem, gehost in onze Prequest private cloud, altijd up-to-date is!
Enthousiast geworden over de mogelijkheden van een FMIS en wil je graag meer informatie? Dan kom ik graag langs voor een gratis demo op locatie!
