Prequest.nl
laden...

Gemeente Montferland

by Dennis Lenssen
maart 5, 2024

“Met Prequest hebben we onze raadsvragen beter in beeld”

In 2023 kwamen wij in contact met de griffie van Gemeente Montferland en kregen
wij de vraag voorgelegd of we hen konden helpen bij het optimaliseren van de
informatievoorziening van de raadsleden. In samenwerking met de griffie hebben wij
onlangs de implementatie van deze unieke oplossing afgerond. Wij gingen hierover
in gesprek met Elma van Lier informatiespecialist bij de Gemeente Montferland.

Even voorstellen

De gemeente Montferland is gelegen in het oosten van de provincie Gelderland. Met
haar bijzondere ligging heeft de gemeente een schakelfunctie tussen de regio
Achterhoek en de Stadsregio Arnhem-Nijmegen. De 25 raadsleden en 21
fractievolgers zetten zich dagelijks vol betrokkenheid in voor haar inwoners. Een
belangrijk deel van dat werk is dat zij namens de 36 duizend inwoners het College
van B&W controleren. Dat doen zij via vergaderingen, werkbezoeken en veel
gesprekken. Maar ook door informatieve en politieke vragen te stellen. Vanuit het
gemeentehuis in Didam worden ze hierbij ondersteund en zorgt zij voor een juiste
informatievoorziening.

Elma stond voor de uitdaging om de informatievoorziening voor de gemeenteraad te
verbeteren. Voor haar aantreden verliep de communicatie met de griffie voornamelijk
via email, wat resulteerde in een overvloed aan berichten en een gebrek aan
overzicht en structuur. De raadsvragen waren moeilijk te categoriseren en belangrijke
informatie was moeilijk terug te vinden. De Gemeente Montferland zocht naar een
oplossing om dit proces te stroomlijnen en te verbeteren.

Overzicht & structuur

Na een zorgvuldige afweging tussen verschillende opties, waaronder bekende
partijen en aanbevelingen, viel de keuze op Prequest. Sinds de implementatie van
Prequest zijn er merkbare verbeteringen opgetreden in de werkwijze van de
Gemeente Montferland. Het systeem biedt een overzichtelijke structuur waardoor de
beantwoording van raadsvragen beter wordt gearchiveerd en gemakkelijker terug te
vinden is. Deadlines kunnen nu nauwkeurig worden bijgehouden. Dat is belangrijk,
omdat het College hierover prestatieafspraken heeft met de gemeenteraad. Te late
beantwoording kan leiden tot politiek debat. Vragen via Prequest komen binnen met
duidelijke categorieën en onderwerpen. De griffie zet ze snel door naar de juiste
afdeling. Met altijd de deadline in beeld, voorkomen we politieke problemen voor het
college.

Het implementatieproces

De implementatie verliep over het algemeen soepel. Omdat Prequest voor griffies
nieuw was duurde het even om het proces goed in te richten. Ook werden er
verbeteringen doorgevoerd binnen de software. Het contact met Prequest was al die
tijd goed. Het contact werd makkelijk gelegd en issues werden snel opgelost.
Doordat Montferland een standaardwerkwijze heeft met raadsvragen is de oplossing
nu in feite voor alle Nederlandse griffies geschikt.

De toekomst

Elma heeft suggesties aangedragen bij Prequest om de oplossing nog beter op het
proces te laten aansluiten. Bijvoorbeeld een samenwerkingssysteem waardoor
raadsleden van dezelfde fractie, maar ook raadsbreed, elkaars vragen kunnen inzien
en aanvullende functionaliteit om deadlines makkelijker te beheren. Ook ziet ze nog
mogelijkheden om het toevoegen van bijlagen aan de beantwoording verder te
ontwikkelen.

Toegevoegde waarde

Omdat er pas sinds 1 januari met Prequest wordt gewerkt, kan de gemeente nog
geen meetbare resultaten delen. De verwachtingen zijn echter hoog. Ze anticiperen
op kostenbesparingen en tijdsbesparingen.

Dankzij het overzicht en de efficiëntie heeft Prequest voor de Gemeente Montferland
een aanzienlijke verbetering gebracht in het proces van informatieverstrekking aan
de gemeenteraad. Ondanks enkele uitdagingen tijdens de implementatie wordt
Prequest gezien als een waardevol instrument dat de werkwijze van de Gemeente
Montferland aanzienlijk heeft verbeterd en potentieel heeft om ook andere
gemeentes te helpen bij soortgelijke uitdagingen. De Gemeente Montferland,
waaronder Elma van Lier, zou Prequest dan ook zeker aanbevelen aan andere
gemeentes of organisaties met vergelijkbare uitdagingen. Het systeem fungeert als
een waardevolle monitor voor informatie. Dit bespaart tijd en onnodig mailverkeer
voor de griffie, maar belangrijker nog: voor raadsleden. De tijd die zij besparen met
het doorgronden van de mailbox kunnen zij daardoor inzetten voor de inwoners van
Montferland.

Recent posts