In gesprek met TNO

Prequest heeft vele langdurige, goedlopende relaties met verschillende opdrachtgevers. Zo ook met TNO. Al meer dan 16 jaar zijn zij klant van Prequest, en samen hebben zij al vele mooie projecten opgepakt. Wij spreken Linda Visser, projectmanager van het projectteam bij TNO, en Tristan van Hattum, Manager binnen Corporate Real Estate & Facilities van TNO. Zij vertellen ons alles over de nieuwste Outlook Intergratie en de langdurige samenwerking.

TNO is de organisatie voor toegepaste natuurwetenschappelijke onderzoek gericht op 4 maatschappelijke thema’s. De organisatie kan door die disciplines complexe vraagstukken voor de maatschappij en commerciële opdrachtgevers beantwoorden. De missie van TNO is al sinds 1932 om een beter leven te realiseren. Zo werken ze voor welzijn en welvaart voor vandaag en morgen.

Project Roombooking

“Binnen de afdeling hebben we gekeken naar wat efficiënter en sneller kan voor de gebruikers van het reserveringssysteem en waar de wensen liggen vanuit de organisatie voor het eenvoudiger kunnen reserveren van zalen,” vertelt Tristan. “Zo zijn we overgegaan op Outlook en hebben we het project Roombooking opgestart. Voor dit project is een projectteam met Microsoft, interne TNO-ers en Prequest opgesteld.” De meerderheid van de meetings die worden gepland bevatten namelijk deelnemers, een Teams link en een vergaderruimte en wordt Microsoft Outlook als basis gebruikt voor het plannen van meetings en Prequest voor het reserveren van een zaal. De wens was om dit in één systeem te bundelen.

Het projectteam

Linda: “Eerst zijn de opties helemaal uitgewerkt. Het projectteam heeft de fases van initiatie tot en met evaluatie doorlopen. Allereerst zijn de opties helemaal uitgewerkt, requirements opgezet en scenario’s uitgewerkt. In de beginfase was het managen van de verwachtingen van groot belang; er verandert toch het één en ander aan de beheer- en gebruikerskant. Daardoor was communicatie een belangrijk onderdeel.” Van initiatie tot nu is er anderhalf jaar overheen gegaan. Nu is fase 2 gestart: “We gaan werken aan de realisatie van een API voor databeheer, het realiseren van nieuwe rechtenprofielen en zijn de puntjes op de i aan het zetten” aldus Linda.

Key-users

Een belangrijk onderdeel van het project waren de key users. Linda: “Er is een testmonitor opgezet binnen de afdeling. Hierbij hebben we gekozen om de testcases uit te laten voeren door key-users, dus vooral onze secretariaten. Zij zijn namelijk ook de groep die het meest met het systeem werken. Naast deze functionele testen zijn er ook technische testen uitgevoerd door IT, de Servicedesk Facilities en het projectteam.” Nadat dit deel van het traject is doorlopen, zijn er een paar duizend reserveringen omgezet naar Outlook. Alle ruimtes hebben een Outlook-account gekregen, zodat ze gereserveerd kunnen worden. Dankzij een synchronisatie tussen Outlook en FMIS kunnen in FMIS aan de ruimtereservering diensten en faciliteiten worden toegevoegd. In februari is het platform live gegaan.

Samenwerking Prequest

De samenwerking met Prequest is tijdens dit traject, maar ook alle voorgaande jaren, goed bevallen. Tristan: “16 jaar geleden werd ervoor gekozen om verschillende systemen verder te integreren. Toen is gekozen om Nordined Prequest te gaan gebruiken als FMIS-systeem. En deze als centraal FMIS- systeem voor heel TNO te gaan gebruiken. Een belangrijke wijziging van de afgelopen jaren die is uitgevoerd, is de overgang van clientbased naar webbased. Hierdoor is het beheer vergemakkelijkt en is het FMIS-systeem qua look and feel meer van deze tijd geworden. Ook is het hierdoor gemakkelijker om aan te sluiten op de veranderende trends binnen het facilitaire veld. Door de verschillende roadmapsessie die jaarlijks worden georganiseerd, wordt samen met de klanten gekeken hoe de verschillende trends verder kunnen worden geborgd binnen het systeem. Ook wordt er gekeken naar hoe de wensen vanuit de organisatie een plek krijgen binnen de roadmap qua ontwikkeling van Prequest. Mooi om zo gezamenlijk te kijken naar het verder optimaliseren van het gebruik van het FMIS-syteem.”