Prequest.nl
laden...

Natuurmuseum Brabant

by Dennis Lenssen
februari 8, 2024

Eén van onze gewaardeerde nieuwe klanten bij Prequest is Natuurmuseum Brabant in Tilburg, met wie we sinds juni 2022 een succesvolle samenwerking hebben. We schoven aan bij Janneke Bos (manager bedrijfsvoering) en Gijs van der Heijden (eindgebruiker van de Technische Dienst), om alles te horen over hun ervaringen over de samenwerking, lopende projecten en de vooruitzichten voor de toekomst.

Even voorstellen
Maak kennis met Natuurmuseum Brabant! Dit familiemuseum, dat al bijna 90 jaar bestaat, is gevestigd in een prachtig monumentaal pand tegenover Centraal Station Tilburg. Het museum biedt boeiende tentoonstellingen, educatieve programma’s en activiteiten voor alle leeftijden, om bezoekers te stimuleren meer te leren over de natuur. Na Naturalis heeft Natuurmuseum Brabant de grootste natuurhistorische collectie van Nederland, en daar zijn ze trots op!

Zicht op ‘t onderhoud
Het overgrote deel van de tentoonstellingen in het museum is interactief: bezoekers gebruiken veel verschillende materialen en computers om allerlei opdrachten te doen. Met meer dan 100.000 bezoekers per jaar is het niet gek dat het museum te maken heeft met storingen, en soms defecten. Janneke Bos: “Vroeger werd schriftelijk vastgelegd welke apparatuur kapot was, en eens per week werd het werk verdeeld onder het personeel. Het struikelblok was echter het ontbreken van terugkoppeling over wat er wel of niet werd aangepakt. We misten structuur. Vanuit mijn eerdere werkervaring was ik gewend aan het gebruik van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Daarom heb ik voorgesteld om ook in het museum een FMIS te implementeren”. Behalve tentoonstellingen biedt het museum ook ruimtes en catering aan voor zaalverhuur, en de belangstelling daarvoor groeide gestaag. Om ook de reserveringen hiervoor efficiënt te beheren, leek een FMIS perfect geschikt. Janneke startte daarom een selectieproces. “Ik ben eigenlijk gewoon gaan zoeken op internet en heb verschillende offertes aangevraagd. Hieruit bleek dat Prequest het beste bij ons paste: ze boden echt een oplossing op maat.

Onboarding & adoptie
Tijdens de kwartaalbijeenkomst voor het personeel werd het Prequest-systeem geïntroduceerd. Het hele bedrijf werd meegenomen in de details van hoe, wat en waarom dit systeem werd geïmplementeerd. Janneke vertelt: “Daarna werden trainingsmiddagen georganiseerd voor degenen die het systeem zouden gaan gebruiken. Hierbij werden concrete voorbeeldcases gepresenteerd, zoals bedrijf X dat met een bepaald aantal personen op een specifiek tijdstip wilde komen, inclusief bepaalde catering. Op deze manier heeft iedereen die met het systeem werkt geleerd hoe je het kunt gebruiken.”

Dit gold ook voor Gijs, die deel uitmaakte van het FMIS-projectteam. Als medewerker van de Technische Dienst houdt Gijs zich bezig met zowel het bouwen van tentoonstellingen als met het uitvoeren van reparaties achter de schermen. Gijs vertelt: “In het begin vroeg Janneke mij om deel te nemen aan het FMIS-projectteam, vanwege mijn expertise met storingen en reparaties. Samen met Prequest hebben we gekeken naar de organisatiestructuur en het soort storingen waarmee het museum te maken heeft. Op die manier kon het systeem op de voor ons meest geschikte manier worden ingezet.” Het grootste voordeel voor Gijs is duidelijk: het opbouwen van een heldere database. “Vroeger gebruikten we een Excel-lijst. Met het FMIS kunnen we veel meer informatie delen over de aard van de storingen, wie eraan werkt en wat de status is. Bovendien kunnen we externe partijen gemakkelijker bij het proces betrekken. We bouwen nu echt een duidelijke database op. Op deze manier kunnen we de frequentie van storingen zien en weten we ook dat als iets vaker voorkomt, we daar actie op moeten ondernemen.”

De toekomst
Het systeem is succesvol geïmplementeerd en wordt inmiddels breed gedragen binnen de organisatie. Gijs merkt op: “In het begin was er enige terughoudendheid onder collega’s, en dat is begrijpelijk. Sommigen werkten al jaren op een bepaalde manier en dan is het best spannend om over te stappen naar een andere werkwijze, met een nieuw systeem. Maar nu merkt iedereen dat het systeem heel prettig werkt”.

Janneke deelt ook haar visie op de toekomst: “We zijn heel blij met het systeem. Natuurlijk zijn er altijd nog verbeterpunten waar we naartoe willen werken. De facturatie bijvoorbeeld: uiteindelijk streven we ernaar om dat rechtstreeks vanuit FMIS aan te sturen. Wanneer er catering is afgenomen, willen we dat graag direct in het systeem kunnen factureren. Ook contractbeheer, dat momenteel nog in Excel wordt gedaan, willen we in de toekomst graag integreren in Prequest.” Gijs vult aan: “We zouden ook graag zien dat onze Outlook-agenda gekoppeld kan worden aan het systeem. Dat een reservering die we plaatsen in FMIS, ook meteen in Outlook staat. Maar dat zijn zaken voor de toekomst. Op dit moment zijn we zeer tevreden!”

Recent posts