Samenwerking Bouwend Nederland en Prequest
‘En het mooie is: het FMIS biedt een schat aan informatie’
Bouwend Nederland heeft een eigen pand, in Zoetermeer. Een deel van het pand wordt verhuurd. Bovendien biedt het onderdak aan een vergadercentrum, dat zowel door Bouwend Nederland als de externe huurders wordt gebruikt. Het FMIS van Prequest leidt het beheer en onderhoud in goede banen.
”Onze medewerkers, maar ook de medewerkers van de huurders willen snel en eenvoudig zalen kunnen reserveren. Dat was de reden dat wij in 2002 myPrequest (software van Prequest op het gebied van Housing & Facilities, red.) hebben geïmplementeerd. En dat beviel zo goed, dat we al snel kozen voor een uitbreiding van het systeem”, aldus manager Facilitaire Zaken Annelies Spaan van Bouwend Nederland.
Annelies Spaan – Leidinggevende Facilitaire Zaken bij Bouwend Nederland
Eenvoudig zalen reserveren, bezoekers aanmelden en storingen doorgeven
Zo kunnen alle 300 pandbewoners nu via myPrequest naast het reserveren van zalen ook bezoekers aanmelden en storingen doorgeven. ”De meldingen komen binnen bij de servicedesk, die medewerkers coördineren het en leggen het neer bij onze facilitaire medewerkers of partners,” vertelt Spaan. Zij legt uit dat het systeem eenvoudig toepasbaar is voor alle medewerkers. ”Veel velden zijn automatisch ingevuld op basis van het login-gegevens. Bovendien worden uitvoerende afdelingen aangestuurd doordat werkorders automatisch worden aangemaakt. Ook kunnen gegevens als kostenplaats, kostensoort, persoon en benodigde materialen worden toegevoegd.”
Eenvoud is key
Als het gaat om het aanmelden van bezoekers was die eenvoud er aanvankelijk niet voor de medewerkers van Bouwend Nederland. Spaan: ”Samen met Prequest en enkele andere klanten hebben we tijdens shareviewsessies gekeken hoe dit eenvoudiger was te maken. Dit heeft erin geresulteerd dat nu alleen het invullen van datum, tijd en naam bezoeker voldoende is. Een kind kan de was doen.” En het mooie is: het FMIS biedt Spaan een schat aan informatie. ”Zo is het mogelijk om via myPrequest eenvoudig rapportages uit te draaien met inzage in bijvoorbeeld de doorbelasting van kosten naar afdelingen, bezettingsgraad per zaal per periode, het aantal annuleringen, nee-verkopen of no-shows.”
