Samenwerking Zonnehuisgroep IJssel Vecht en Prequest
‘Prequest kwam het beste uit de bus’
Zonnehuisgroep IJssel-Vecht (ZGIJV) is gespecialiseerd in de zorg voor ouderen met verschillende vormen van dementie (waaronder alzheimer) en belemmeringen in lichamelijk, psychisch of sociaal functioneren. Zij geloven dat de mens in iedere levensfase waardevol is en willen dit blijvend actief ondersteunen. Dit doen ze door het bieden van zorg, waarbij behoud van eigen regie voorop staat, een ieder zich thuis voelt en tot zijn recht komt als uniek persoon.
De start naar efficiënte dienstverlening
Het starten van een FMIS-project begon met een marktverkenning en de ontwikkeling van een functioneel programma van eisen. Er werd geconstateerd dat de dienstverleningsaanvragen fors waren toegenomen en dat verschillende locaties, waar de werkzaamheden verricht moeten worden, verdrievoudigd waren (onder meer door fusie en nieuwbouw/uitbreiding).
In de loop van het onderzoek bleek dat het proces in een breder kader ingepast diende te worden. Denk aan de reservering van een bewonersbus, de dienstfiets, logeerkamers, dienstauto, vergaderzalen, flexwerkplekken, materialen, prestatiemiddelen en restauratieve aanvragen. Maar ook de kosten die deze dienstverlening met zich meebrengt en de informatie rondom deze dienstverlening.
Nadat het functioneel programma van eisen gereed was, volgde er een leverancier-selectietraject. Hierbij ging het niet alleen op de prijs en de software maar ook om de toegevoegde waarde rondom het hele implementatietraject, de nazorg en de wijze waarop de helpdesk is georganiseerd.
Niet alleen een zoektocht naar een leverancier maar naar een samenwerkingspartner die redeneert vanuit de klanten van het facilitair bedrijf. Uiteindelijk kwam Zonnehuisgroep Ijssel-Vecht uit bij Prequest.
Welke verbeteringen heeft Prequest gebracht?
De klant heeft zelf inzicht in de bezetting van de zalen, beschikbaarheid van middelen en de kosten en kan in één oogopslag zien of het gewenste tijdstip mogelijk is. Ook is het mogelijk om met één handelingen zalen, voorzieningen en faciliteiten de reserveren. Hierdoor kan er direct en adequater op de wensen van de klant worden gereageerd.
Het management heeft glashelder inzicht in alle facilitaire processen, activiteiten en kosten die samenhangen met de uitvoering van ad-hoc diensten. Daarnaast heerst er een professionele uitstraling door een directe respons en terugkoppeling op alle verzoeken en aanvragen. Dit alles zorgt voor een betere beheersing van de managementinformatie met betrekking tot de dienstverlening.
De gebruikers kunnen genieten van een geïntegreerde ondersteuning van verschillende processen met één systeem. Zij kunnen zich concentreren op hun eigenlijke werk.
