Strategisch Facility Management met een FMIS

Strategisch Facility Management met een FMIS (Facility Management Informatie Systeem) is voor veel managers niet makkelijk. Elke Facility Manager wil de facilitaire afdeling goed kunnen sturen. Meestal wordt hiervoor een strategisch facilitair plan opgesteld op basis van de doelstellingen van de organisatie. Nadat het plan is goedgekeurd, start de uitvoering. Hoe toon je nu bij de directie aan dat je als Facility Manager kosten hebt bespaard? Of dat er meer medewerkers nodig zijn omdat het team het aantal meldingen niet meer aan kan? In deze blog lees je hoe een FMIS ondersteunend is aan het voeren van Strategisch Facility Management.

FMIS als databron

Tegenwoordig kan een gemiddelde organisatie (+50 medewerkers) niet meer zonder een FMIS. Een FMIS helpt de facilitaire regieorganisatie met het structureren van klachten, wensen, informatieverzoeken, storingen en aanvragen. De processen zijn optimaal ondersteund waardoor de facilitaire regieorganisatie efficiënt kan werken. De dagelijkse gang van zaken is hiermee geborgd en iedereen kent zijn taak. Alle gegevens die de organisatie in een FMIS zet zijn opgeslagen in één grote database. Maar wat wordt er nu daadwerkelijk met deze data gedaan? Analyseer jij deze data zodat je je strategische plannen kan bijsturen?

PDCA cyclus

Het interpreteren van data om vervolgens te kunnen bijsturen is een belangrijk onderdeel in het facilitaire proces. Dit is een onderdeel van de Plan, Do, Check, Act cyclus. In onderstaand regiemodel hebben wij het gebruik van een FMIS vertaald naar de Plan, Do, Check, Act cyclus.

Door inzet van een FMIS en een PDC (Producten- en dienstencatalogus) schep je heldere verwachtingen aan je klanten wat je als facilitaire organisatie aanbiedt. Omdat alles geregistreerd wordt, kun je ook helder communiceren. De klanten kunnen eigen aanvragen volgen en worden met notificaties, bijvoorbeeld e-mail, op de hoogte gehouden van de voortgang. In een FMIS zijn alle processen, SLA afspraken en workflows vooraf vastgelegd, waardoor het mogelijk is om efficiënt te managen. Het geeft je als manager nauwkeurig inzicht in het gebruik van alle middelen. Met al deze gegevens heb je grip op de prestatie van je facilitaire organisatie. Je kan bijvoorbeeld precies zien of de uitvoerders binnen de gestelde tijd de werkzaamheden afgerond hebben. Al deze gegevens ga je als facilitair manager interpreteren en op basis daarvan kan je je plan bijstellen. Deze bijstelling communiceer je naar de interne klant zodat de verwachtingen weer op elkaar aansluiten.

Business intelligence tool als facilitair sturingsmateriaal

De laatste stap, het interpreteren van de gegevens, kan nog lang niet door alle Facility Managers goed uitgevoerd worden. Door het ontbreken van de juiste tooling kost het uren aan werk om alle Excel exports uit de verschillende systemen te halen en de gegevens te analyseren. Er worden bijvoorbeeld wel dagelijks rapportages gedraaid en je ziet wel hoeveel meldingen er zijn gemaakt, maar zie je nu ook daadwerkelijk hoe jouw organisatie scoort? Weet je wat de bezettingsgraad is? Kan je in één oogopslag zien of je extra m2’s moet huren of juist zou moeten afschalen?

Een oplossing voor dit probleem is het gebruik van business intelligence tool. Met de juiste dashboards krijg je inzicht hoe de facilitaire organisatie presteert. Op basis van deze informatie kan je de gegevens interpreteren en waar nodig bijsturen. In één oogopslag zie je bijvoorbeeld hoeveel kosten je hebt gemaakt per maand voor het oplossen van werkzaamheden.

Prequest biedt met Prequest Building Blocks een business intelligence tool aan met dashboards. Organisaties kunnen hiermee veel beter bijsturen op basis van de gegevens. Het voordeel van zo’n business intelligence tool is dat niet alleen de gegevens uit het FMIS hieraan gekoppeld kunnen worden, maar ook andere databronnen en applicaties zoals bijvoorbeeld het facturatie- of je inkoopsysteem. Met al deze gegevens kan je de juiste dashboards maken om nog betere strategische keuzes te kunnen maken.

Hierbij de 5 voordelen van dashboarding op een rij:

• Snelle analyses
• Grafische weergave
• Adequate besluitvorming
• Multi- en cross dataselectie
• Voorspelbaarheid naar de toekomst

Benieuwd hoe wij de Prequest Building Blocks bij jou kunnen implementeren? Schrijf je dan in voor een gratis demo bij jou op locatie!